Weihnachtsfeier organisieren, so wird's gemacht!

So organisieren Sie Ihre perfekte Weihnachtsfeier

Bei dem Wetter an die Weihnachtsfeier im Dezember zu denken liegt etwas fern, da haben Sie absolut Recht. Aber jetzt fängts an:
Das rechtzeitige Planen zahlt sich aus, an allen Stellen!
Denn es ist einfach so, dass die beliebtesten Locations oft langfristig angefragt und gebucht werden. Seien Sie also der Erste und reservieren Sie unverbdinlich Ihren Wunschtermin. Die meisten Locations ermöglichen Ihnen die unverbindliche Reservierung für mehrere Tage. Vermutlich denken Sie bereits an Ihre Wunschlocation?  

10 Schritte für Ihre perfekte Organisation

Damit Sie Ihre Weinachtsfeier organisieren können und alles im Blick behalten, geben wir Ihnen hier 10 Schritte an die Hand, an denen Sie sich orientierten.

  • Gäste: Wen möchten Sie eigentlich einladen?

Überlegen Sie sich, für wen Sie Ihre Weihnachtsfeier organisieren und feiern möchten. Neben der Anzahl der Gäste, die für die weitere Planung maßgeblich ist, ist die Klientel auch entscheidend mit Blick auf die weiteren Inhalte. So haben Sie auch eine Grundlage für die Kalkulation der Kosten. 

  • Wo möchten Sie feiern?

Es gibt verschiedene Gründe, die für oder gegen eine Location sprechen können. Grundsätzlich ist es zu überlegen, ob Sie in Ihrem Unternehmen oder außerhalb feiern möchten. Auch eine mobile Location auf Ihrem Betriebsgelände könnte eine gute Option sein. Ihren attraktiven Standort könnten Sie bspw. im Rahmenprogramm mit einer LightShow einbeziehen oder weihnachtlich dekorieren. Sie haben dabei extrem viele Möglichkeiten. 

  • Budget: Welches Budget haben Sie zur Verfügung und was gilt es zu dafür zu berücksichtigen?

Die meisten Kosten erzeugen erfahrungsgemäß die Speisen und Getränke, das Rahmenprogramm und je nach gewählter Location ggf. weitere Dienstleister. Aber auch hier können Sie Entscheidungen in Anlehnung an Ihr Budget treffen. Die konkrete Wahl der Speisen ist dabei unmittelbar ausschlaggebend für die Kosten. Soll's feinstes Rinderfilet sein oder ist eine ehrliche gute Currywurst nicht viel besser? Die Entscheidung treffene Sie am besten mit Blick auf Ihre Gäste, denn für die organisieren Sie die Weihanchtsfeier!

  • Organisation: Wer organisiert Ihre Weihnachtsfeier?

Die Organisation der gesamten Weihnachtsfeier kann je nach Anzahl der geplanten Gäste und des entsprechenden Rahmens umfangreich sein. Für Unternehmen ist es oft ratsam, sich Dienstleister dafür ins Haus zu holen, denn die Mitarbeiter haben erfahrungsgemäß viel zu tun. Deswegen kommen Sie ja auch tagtälich ins Unternehmen. Ein externer Dienstleister hält Ihnen den Rücken frei und arbeitet projektbezogen für Sie. In dem Falle für die Organisation Ihrer Weihnachtsfeier. Ganz oft haben externe Dienstleister noch weitere Ideen im Gepäck, auf die Sie vielleicht nicht gekommen wären. Die Effekte dieser neuen, weiteren Möglichkeiten sind oft enorm! 

  • Der Termin: Wann soll Ihre Weihnachtsfeier statt finden?

Einen passenden Termin zu finden ist oft nicht einfach. Neben Ihrer Weihnachtsfeier haben die Kolleginnen und Kollegen oft diverse andere Weihnachtsfeiern. Die Nachbarschaft oder Familie, der Verein oder Kegelklub, alle freuen sich auf einen gemeinsamen Abend. Oft ist es ratsam, vielleicht sogar schon Ende November zu suchen! Da ist oft noch nicht so viel los. Überlegen Sie, dass sowohl unter der Woche als auch am Wochenende ein geeigneter Zeitpunkt sein kann. Vielleicht verbinden Sie die Feier auch damit, dass Sie Ihrer Belegschaft am Tag nach der Feier den Vormittag schenken?! Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ziehen Sie alle in betracht. 

  • Location: Was sollte Sie bei der Wahl der Location beachten!?

Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob Sie in Ihrem Unternehmen oder außerhalb feiern möchten. Das ist natürlich von den räumlichen Möglichkeiten und der erwarteten Gästezahl abhängig. 
Es kann reizvoll sein im eigenen Unternehmen zu feiern, wenn man bspw. weihnachtlich dekoriert und damit die Gäste überrascht. Alle sehen den Unternehmenssitz dann ganz anders. 
Außerhalb zu feiern kann einfach deswegen auch schön sein, um was anderes, neues zu sehen. Losgelöst von den Räumlichkeiten, die man ohnehin jeden Tag sieht. 
Manchmal kann es auch sehr schön sein in der mobilen Location auf dem Innenhof des Unternehmens zu feiern und das ohnehin ansehnlich Unternehmensgebäude dekorativ einzubinden!
Auch an diesem Punkt können Lösungen finden, die am besten zu Ihrem Budget passen.

  • Speisen und Getränke, was darf's sein?

Neben der konkreten Auswahl an Speisen und Getränke denken Sie bitte auch immer an Ihre Kolleginnen und Kollegen, die vegetarier oder veganer sind oder die ggf. eine Lebensmittelunverträglichkeit haben. Zeigen Sie hier, dass Sie Ihre Belegschaft kennen und im Blick haben! 
Grundsätzlich können Sie über die Auswahl Ihre Wertschätzung kommunizieren. Achten Sie aber unbdingt darauf, dass Sie die Auswahl für Ihre Gäste treffen. Eine ausgezeichnete Currywurst kann oft ähnlichen Effekt wie ein feines Roastbeef haben. So kann es an Stelle von diversen Schnäpsen auch attraktiver sein, wenn Sie neben der normalen Getränkeauswahl einen Cocktail mit weihnachtlichen Gewürzen anbieten.

  • Das Rahmenprogramm: Was bietet sich an, was ist zu beachten

Ein ansprechendes Rahmenprogram zu gestalten sollten Sie sich nicht nehmen lassen. Sie vermitteln Ihren Gästen mit einer kurzweiligen Unterhaltung Wertschätzung und Anerkennung. Nutzen Sie diese Chance auch um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Gelegenheit zu geben, über das Rahmenprogramm in Kontakt zu kommen. Gerade in großen Unternehmen kenne sich die MitarbeiterInnen untereinander oft kaum. 
Die Weihnachtsfeier kann auch die passende Gelegenheit sein, um einen kleinen Jahresrückblick zu gestalten und besonderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu danken. Auch ist es eine gute Gelegenheit lang verdiente KollegInnen, die 5, 10, 15, 20 oder noch mehr Jahre im Unternehmen tätig sind, zu ehren.
Ansonsten ist alles erlaubt was Spaß macht: Vom DJ bis hin zur ausgewachsenen Liveband, über einen Stimmenimitator oder eine Zaubershow kann alles zu einem tollen Abend verhelfen.
Denken Sie auch hier bitte immer daran, dass das Programm in erster Linie Ihre Gäste begeistern soll! Gerne beraten wir Sie und erstellen Ihr individuelles und zu Ihren Gästen passendes Rahmenprogramm!

  • Jetzt wird eingeladen - Aber wie?

Je nachdem in welcher Branche Sie beheimatet sind, sollten Sie das passende Medium auswählen. In jedem Falle sollte es allerdings wertig und herzlich sein. Denken Sie daran, dass Sie Ihren Gästen etwas Gutes tun möchten und sich freuen, wenn sie Ihrer Einladung auch folgen. Mit der richtigen Auswahl der Einladungsmethode kommunizieren direkt Ihre Wertschätzung! Es ist etwas persönliches von Ihnen! 
Achten Sie in jeden Falle darauf, dass alle wichtigen Informationen in der Einladung enthalten sind: Datum, Ort, Beginn, ggf. Anfahrtsweg und Dresscode. Vielleicht geben Sie auch schon einen kleinen Ausblick auf Ihre Feier, um die Vorfreude zu erhöhen!?

  • Nach der Feier - fragen Sie Ihre Gäste

Sie haben sich viel Mühe mit der Organisation und Druchführung der Weihnachtsfeier gegeben, das ist gut so! Haben sich ihre Gäste wohl gefühlt, wurde lange und ausgelassen gefeiert und waren die Gäste begeistert von dem Abend und freuen sich schon auf die nächste Feier? - Fragen Sie sie! Mit einer anonymen Umfrage und gezielten Fragen bekommen Sie ein tolles Feedback Ihrer Gäste. Das können Sie bei der Organisation der nächsten Weihnachtsfeier berücksichtigen und so noch besser und treffender planen!

Die Weihnachtsfeier liegt mittlerweile ein paar Tage zurück und sollte zeitnah ausgewertet und nachbereitet werden.

Haben Sie noch Fragen?

Sprechen Sie uns jederzeit sehr gerne an, wie Sie Ihre Weihanchtsfeier organisieren sollten. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung und freuen uns auf Sie!


Daniel Stenkamp

Sie möchten Ihr Weihnachtsfeier auch feiern? Sprechen Sie uns an!

Tel.: 02519876659
E-Mail: ds@plans4events.de


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